Esta Política explica como a CODEXMED SOFTWARES LTDA, CNPJ 67.994.974/0001-09, com sede na Rua Bartovino Costa, nº 200, Sala 01, Vila Nova, Colatina/ES, CEP 29.702-020 ("CodexMed"), trata dados pessoais no site codexmed.com.br, no processo de contratação e no uso do software AllergyBI, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (LGPD).
1. Papéis: quem é controlador e quem é operador
É importante distinguir dois conjuntos de dados:
- Dados dos pacientes inseridos no AllergyBI (prontuário, tratamentos, laudos, financeiro): a clínica ou o profissional contratante é o controlador — define as finalidades e os meios do tratamento e responde pelo consentimento e pelos direitos dos titulares. A CodexMed é a operadora: trata esses dados exclusivamente em nome do contratante, segundo suas instruções e para executar o contrato. A CodexMed não usa dados de pacientes para fins próprios, não os comercializa e não os compartilha, salvo por determinação legal ou com suboperadores estritamente necessários.
- Dados do contratante e dos visitantes do site (itens 2 a 4 abaixo): a CodexMed é a controladora.
2. Dados que a CodexMed coleta do contratante e de visitantes
- Contratação e cadastro: nome, nome da clínica, e-mail, WhatsApp/telefone, CPF ou CNPJ, plano escolhido, endereço da clínica na plataforma (subdomínio) e dados da assinatura eletrônica (data, hora, IP e código de verificação).
- Pagamento: status das faturas e comprovantes gerados pelo gateway Asaas. A CodexMed não coleta nem armazena dados de cartão de crédito.
- Formulários de contato/demonstração: nome, e-mail, telefone e mensagem.
- Uso da plataforma: credenciais de acesso, registros de auditoria (quem, quando e o que foi alterado), IP e dados técnicos de sessão.
- Navegação no site: cookies e identificadores de anúncio (item 8).
3. Finalidades
- Executar a contratação: gerar fatura, contrato, ambiente da clínica e credenciais.
- Emitir cobranças, notas fiscais (NFS-e) e avisos de vencimento, suspensão e renovação.
- Prestar suporte, implantação assistida e comunicações operacionais sobre o serviço.
- Garantir segurança, prevenir fraudes e cumprir obrigações legais e regulatórias.
- Responder a pedidos de contato e demonstração e, com base em legítimo interesse, enviar comunicações comerciais sobre nossos produtos (com opção de descadastro).
- Medir a eficácia de anúncios e melhorar o site.
4. Bases legais
Tratamos dados com fundamento na execução do contrato e de procedimentos preliminares (art. 7º, V), no cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II — ex.: fiscal e contábil), no legítimo interesse (art. 7º, IX — segurança, prevenção a fraudes, comunicações comerciais a quem já demonstrou interesse) e, quando aplicável, no consentimento (art. 7º, I — cookies não essenciais). Dados de pacientes (sensíveis) são tratados pela CodexMed apenas na condição de operadora, para execução do contrato com o controlador (art. 11).
5. Compartilhamento com terceiros
Compartilhamos dados apenas com quem é necessário para prestar o serviço, sob obrigações de proteção equivalentes:
- Asaas Gestão Financeira Instituição de Pagamento S.A. — emissão e processamento de faturas (cartão de crédito).
- Autentique — coleta da assinatura eletrônica do contrato, com trilha de auditoria.
- Provedor de hospedagem (servidores localizados nos Estados Unidos) e serviço de cópia de segurança off-site, também no exterior. Essa transferência internacional segue as salvaguardas dos arts. 33 a 35 da LGPD.
- Autoridades, quando exigido por lei ou ordem judicial.
A relação atualizada de suboperadores é disponibilizada ao contratante mediante solicitação.
6. Segurança
Adotamos medidas técnicas e administrativas compatíveis com dados de saúde: autenticação em dois fatores (2FA) para todos os usuários, trilha de auditoria de acessos e alterações, criptografia em trânsito (HTTPS), sessão com expiração automática, isolamento lógico dos dados de cada clínica e backup automático a cada 6 horas com cópia imutável fora do servidor. Incidentes de segurança com risco relevante são comunicados ao contratante e, quando cabível, à ANPD, nos termos do art. 48 da LGPD.
7. Retenção e eliminação
Os dados da clínica são mantidos enquanto durar o contrato. Após o cancelamento, o encerramento ou a suspensão por inadimplência, são preservados por 90 (noventa) dias para permitir reativação ou exportação, feita de forma agendada e segura em formato estruturado. Depois desse prazo, são eliminados de forma segura, ressalvados dados que a lei nos obrigue a guardar (ex.: fiscais, por 5 anos). Dados de contato de leads que não contrataram são mantidos por até 24 meses. Lembramos que a guarda do prontuário por no mínimo 20 anos (CFM) é obrigação do controlador.
8. Cookies e Meta Pixel
O site usa cookies essenciais ao funcionamento e o Meta Pixel (Facebook/Instagram) para medir conversões de anúncios e criar públicos de remarketing. O Pixel pode registrar eventos como visualização de página, envio de contato e início de contratação; não enviamos dados de pacientes ao Pixel. Você pode bloquear cookies no navegador ou gerenciar preferências de anúncios diretamente na Meta; isso não afeta o funcionamento do AllergyBI.
9. Direitos do titular
Você pode, a qualquer momento, solicitar confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade, eliminação, informação sobre compartilhamento e revogação do consentimento (art. 18 da LGPD). Pacientes devem dirigir seus pedidos à clínica (controladora); a CodexMed auxilia o contratante no atendimento. Respondemos em até 15 dias.
10. Encarregado (DPO)
O canal do Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais da CodexMed é contato@codexmed.com.br (art. 41 da LGPD).
11. Alterações desta Política
Esta Política pode ser atualizada para refletir mudanças legais ou operacionais. Alterações relevantes serão comunicadas ao contratante por e-mail ou na plataforma com 30 (trinta) dias de antecedência; a data da última atualização consta no topo. Documentos relacionados: Termos de Uso e o Contrato de Licenciamento assinado na contratação.